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2025-12-22
Compromiso Social y Tecnología
La sede Fusagasugá fue escenario del VI Congreso de Graduados, encuentro que destacó historias de liderazgo, innovación e inspiración para el territorio.
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PROCESO GESTIÓN FINANCIERA CARACTERIZACIÓN
RESPONSABLE DEL PROCESO
Catherine Ninoska Guevara Garzón
Directora Financiera
CORRELACIÓN CON LOS OBJETIVOS DE CALIDAD
- Mejorar continuamente el desempeño de los procesos a través de la implementación de buenas prácticas institucionales y de la aplicación de los mecanismos dispuestos por la Universidad de Cundinamarca, para la constitución de una organización universitaria inteligente con alma y corazón.
CORRELACIÓN CON LOS OBJETIVOS AMBIENTALES
- Asegurar una cultura ambiental institucional en el marco de su compromiso de la educación formadora para la vida, los valores democráticos, la civilidad y la libertad.
- Promover y asegurar compromisos de austeridad en el uso eficiente de materia y energía que consumen los procesos estratégicos, misionales, de apoyo y seguimiento, medición, análisis y evaluación propios de la UCUNDINAMARCA.
- Asegurar la comprensión, evaluación y cumplimiento de la legislación y reglamentación ambiental vigente, como también los otros requisitos adquiridos voluntariamente en el marco del PIGA (Plan Institucional de Gestión Ambiental) y de los lineamientos Institucionales de la Universidad.
- Informar y formar a la comunidad de la Universidad de Cundinamarca y a sus partes interesadas, tanto de su sede principal como de sus seccionales y extensiones, sobre las directrices de esta Política Ambiental Institucional.
CORRELACIÓN CON LOS OBJETIVOS DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
- Propiciar la protección integral de la salud física y mental de los funcionarios, contratistas que contribuyan al cumplimiento de la misión institucional, a través de la prevención y control de los riesgos laborales.
- Identificar los peligros, evaluar, valorar e intervenir los riesgos presentes en los procesos que desarrolla la Comunidad Universitaria y demás partes interesadas, estableciendo los respectivos controles, con el propósito de evitar y minimizar los incidentes, accidentes de trabajo y enfermedades laborales que puedan aparecer por causa de éstos.
CORRELACIÓN CON LOS OBJETIVOS DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN
- Establecer y mantener los roles y responsabilidades del Sistema de Gestión de Seguridad de la Información – SGSI, teniendo en cuenta los diferentes niveles jerárquicos en la institución, desde la Alta Dirección asignando los recursos necesarios y suficientes, para la implementación, mantenimiento y mejora continua del SGSI.
OBJETIVOS
Objetivo General:
Administrar eficientemente los recursos financieros desde la perspectiva de la autonomía universitaria para el cumplimiento de los objetivos misionales.
Objetivos Específicos:
- Generar el pago del total de las obligaciones a terceros radicadas, dentro de los tiempos establecidos en la normatividad interna institucional durante la vigencia en curso.
- Consolidar la recuperación de la cartera relacionada con el fraccionamiento de matrícula académica de cada vigencia.
- Optimizar la tasa de devolución de procesos de pago que interactúan en la etapa inicial de radicación para causación contable.
ALCANCE
Inicia con la identificación de una necesidad de los diferentes procesos en aplicación de sus políticas, planes educativo y de desarrollo institucional, mediante estrategias para optimizar y salvaguardar la utilización de los recursos financieros, a través de herramientas presupuestales y contables, continúa con el cumplimiento del recaudo y giro de los recursos monetarios, y finaliza con la “Rendición de cuentas e informes” a los usuarios tanto interno como externos de la Universidad y demás partes interesadas.
El proceso Financiero realiza apoyo y seguimiento a los Fondo Cuentas de la Universidad.
POLÍTICA DE OPERACIÓN DEL PROCESO
La operación del proceso se inspira en el Plan Rectoral (2015-2019) y el Plan de Acción. Lineamiento para la Acreditación de los programas académicos – Sistema Integrado de Gestión y Control, el Sistema de Gestión de la Calidad y Modelo Estándar de Control Interno – MECI.
| ENTRADAS | PROCEDIMIENTOS | SALIDAS |
| – Acuerdos de Presupuesto de la vigencia. | AFIP01 – Expedición Certificado de Disponibilidad Presupuestal y Registro Presupuestal | – Certificado de disponibilidad presupuestal. – Registro Presupuestal. – Ejecución de Presupuesto. |
| – Sistema presupuestal. | AFIP03 – Ejecución Presupuestal | – Informe Entes de Control. |
| – Factura y copia de causación de pago sujetas a devolución de IVA. | AFIP05 – Solicitud de Devolución del Impuesto de Valor Agregado | – Relación de facturas para solicitud de devolución de IVA y Certificación de devolución de IVA. |
| – Recepción de cuentas. | AFIP08 – Pago de Nominas y Liquidaciones | – Giro o cheque al beneficiario. |
| – Generación de balance de comprobación y libros auxiliares y estados financieros de la Oficina de Proyectos Especiales y Relaciones Interinstitucionales. | AFIP10 – Consolidación, Elaboración de Estados Financieros y Reportes a Entes de Control | – Estados Financieros e Informes reportados a Entes de Control. |
| – Oficio solicitud apertura caja menor, solicitud gastos Caja Menor. | AFIP11 – Cajas Menores y Fondos Renovables | – En reintegro: Causación de pago o en cierre: Cierre de Caja Menor. |
| – Resolución de liquidación de presupuesto, relación de cuentas por pagar y listado de reservas presupuestales aprobadas para la vigencia. | AFIP12 – Elaboración, Ejecución y Seguimiento al PAC | – Informe de ejecución de PAC. |
| – Recibido de la cuenta Fiscal. | AFIP15 – Pago a Terceros | – Pago a tercero. |
| – Carpeta del Consolidado diario de Tesorería (Ingresos, Egresos y Traslados Bancarios) | AFIP17 – Consolidación de Cuentas | – Presentación de Informe a entes de control y áreas internas. |
| – Acuerdo de presupuesto de la vigencia. | AFIP18 – Ingresos | – Recaudo, clasificación y registro de ingreso según fuente de financiación. |
| – Solicitud Devolución de Recursos. | AFIP21 – Devolución de Matrículas a Estudiantes | – Pago a terceros o aplicación traslado. |
| – Acuerdo de presupuesto de la vigencia. | AFIP22 – Ajuste al Certificado de Disponibilidad Presupuestal y Registro Presupuestal | – Certificado de Disponibilidad presupuestal, Registro presupuestal. |
| – Gestión de créditos ICETEX. | AFIP24 – Gestión de Creditos ICETEX | – Gestionar eficazmente la solicitud y aprobación. |
| – Garantizar la veracidad de la información. | AFIP25 – Cierre Contable | – Realizar una adecuada conciliación. |
| – Permitan la apertura, seguimiento y control del funcionamiento de anticipos. | AFIP26 – Avances y/o Anticipos, Pagos Contra Factura Nacionales e Internacionales | – Implementar un conjunto de actividades ordenadas y relacionadas mutuamente. |
| – Tramitar las obligaciones adquiridas por la Universidad de Cundinamarca en vigencias anteriores recursos que adeuda la universidad a un tercero, el cual corresponde a una vigencia anterior. | AFIP27 – Vigencias Expiradas | – Realizar de forma adecuada y conforme a lo establecido en la Ley el trámite de las vigencias expiradas en la Universidad de Cundinamarca. |
| – Gestionar la mejor propuesta del portafolio de inversión de las fiduciarias para invertir los dineros de la Universidad de Cundinamarca. | AFIP28 – Portafolio de Inversión | – Apertura de fiducia de inversión ante la entidad bancaria, traslado de recursos y seguimiento del portafolio. |
| – Gestión del cobro de la matrícula a los estudiantes que se les realizó aplicación del beneficio de gratuidad establecido por el Ministerio de Educación Nacional y fueron rechazados por el mismo. | AFIP29 – Cobro a Estudiantes No Beneficiados con Gratuidad de Matrícula | – Cobro de la matrícula de los estudiantes no beneficiados por la gratuidad. |
| – Gestionar los recursos de vigencias futuras con cargo a los presupuestos anuales de la Universidad de Cundinamarca. | AFIP30 – Constitución de Vigencias Futuras | – Realizar el trámite de las vigencias expiradas en la Universidad de Cundinamarca. |
| – Parámetros de fraccionamiento. – Fraccionamiento de matrícula aprobado con deuda vigente. – Recepción de solicitud. | AFIP31 – Fraccionamiento de Matrícula | – Liquidación de fraccionamiento. – Acuerdos de pago cumplidos y cancelados, entrega al abogado. – Seguimiento y verificación de lo pactado en el descuento de nómina. |
| -Gestionar la Incorporación de Recursos por Convenios o Contratos a los Fondos Especiales mediante la celebración de convenios o contratos, cuando esta supere la apropiación establecida dentro del presupuesto del Fondo. | AFIP33 – Incorporación de Recursos por Convenios o Contratos a los Fondos Especiales | – Incorporación de los recursos mediante la celebración de contrato o convenio. |
| – Gestión de seguimiento de las metas fiscales desde los Fondos de Seccionales y Extensiones. | AFIP34 – Procedimiento para el Seguimiento de las Metas Fiscales de los Fondos de Seccionales y Extensiones | – Cumplimiento de las metas fiscales de la vigencia de los fondos de Seccionales y Extensiones establecidas en el plan de negocios. |
| – Generar los estudios de viabilidad y factibilidad financiera de programas, proyectos especiales u otros. | AFIP35 – Estudio de Viabilidad y Factibilidad Financiera | – Generación del estudio de viabilidad y factibilidad financiera para dar continuidad al trámite de aprobación del proyecto. |
| – Asegurar los diferentes pagos de acuerdo con su naturaleza, no tipificados en pago a terceros. | AFIP36 – Pagos | – Confirmación de transacciones en el portal bancario – reintegro de los recursos no ejecutados. |
| – Aplicación de descuentos y/o retenciones en los pagos de cuentas. | AFIP37 – Impuestos | – Presentación y pago de las declaraciones tributarias. |
| – Solicitud de Reservas Presupuestales con soporte donde se evidencie que los bienes y servicios no han sido recibidos a satisfacción por la institucional en la vigencia. | AFIP38 – Constitución de Reservas Presupuestales | – Acto administrativo de Constitución de Reservas Presupuestales. – Seguimiento de la ejecución de las reservas presupuestales. |
| – Solicitud de traslado, con vistos bueno, donde se evidencia que existe saldo libre de afectación y que no se genera falta de planeación. | AFIP39 – Traslados Presupuestales | – Recomendación del COUNFIS. – Acto administrativo de traslados presupuestales. |
| – Reconocimiento de la cuenta por cobrar en los libros auxiliares y estados financieros de la oficina de Contabilidad así como en el módulo de cartera de Tesorería. | AFIP40 – Cuentas por Cobrar | – Recaudo o reporte en Estados Financieros e informes a entes de Control. |
| – Solicitud de desembolso de los recursos para la ejecución de los proyectos de investigación. | AFIP41 – Pagos por Resolución | – Legalización de los recursos entregados para la ejecución de los proyectos de investigación de la Universidad de Cundinamarca. |
| – Solicitud apertura, cancelación y/o reasignación de cuentas bancarias de la Universidad de Cundinamarca. | AFIP42 – Apertura, Cancelación y/o Reasignación De Cuentas Bancarias | – Certificado de apertura y/o cancelación de cuenta bancaria. |
| -Solicitud de consolidación de los Recursos del balance vigencia que termina. | AFIP43 – Recursos del Balance | – Emisión de los certificados de los Recursos del balance de la Universidad de Cundinamarca. |
| – Matricula Financiera de los estudiantes por concepto de los servicios ofertados por la Universidad de Cundinamarca. | AFIP44 – Matricula Financiera | – Liquidación de la matricula financiera por medio de título valor. |
| – Seguimiento a las metas fiscales establecidas por los Fondos especiales de la Universidad de Cundinamarca | AFIP45 – Procedimiento para el Seguimiento de las Metas Fiscales de los Fondos Especiales de la Universidad de Cundinamarca | -Informe del cumplimiento de las metas fiscales de los Fondos Especiales de la Universidad de Cundinamarca. |
Realizar seguimiento y medición de las actividades programadas en cumplimiento de los requisitos legales y del objetivo del proceso.
- Cierre de vigencia fiscal
- Seguimiento y evaluación P.A.C
- Análisis de Estados Financieros
- Análisis de Ejecución activa y ejecución pasiva
- Análisis de los resultados de los Indicadores del Sistema de Gestión y actividades de seguimiento
- Seguimiento a Acuerdos de Gestión
Adelantar acciones para la consolidación de la mejora continua del proceso a través de:
- Aplicación de planes de mejoramiento
- Acciones correctivas
- Controles derivados de la gestión de los riesgos del proceso Financiero
Documentos del Proceso AFI
- Contexto (DOFA) y Matriz de Riesgos
- Riesgos de Indole Contable
- Listado Maestro de Documentos
- Listado Maestro de Registros
- Matriz de Flujos de Comunicación
- Matriz de Gestión del Cambio
- Matriz de Indicadores
- Matriz de Partes Interesadas
- Matriz de requisitos legales y otros
- Plan de Mejoramiento
- Última Actualización de Documentos
Elaboración de Documentos
- ESGI – Instructivo para la Elaboración de Documentos
- Plantilla Para Caracterización
- Plantilla Para Manual
- Plantilla Para Procedimiento
- Plantilla Para Programa
- Plantilla Para Instructivo
- Plantilla Para Guía
- Plantilla Para Formato – Word
- Plantilla Para Formato – Excel
- Plantilla para presentaciones institucionales
Modelo de Operación Digital
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