MACROPROCESO MISIONAL

PROCESO GESTIÓN ADMISIONES Y REGISTRO CARACTERIZACIÓN

RESPONSABLE DEL PROCESO

Diana Milena Rey Gutiérrez
Jefe de la Oficina de Admisiones y Registro

CORRELACIÓN CON LOS OBJETIVOS DE CALIDAD

• Lograr la acreditación de programas y la acreditación institucional de acuerdo a la planificación de las metas institucionales resultantes de los ejercicios de autoevaluación y acreditación.
• Mejorar continuamente el desempeño de los procesos a través de la implementación de buenas prácticas institucionales y de la aplicación de los mecanismos dispuestos por la Universidad de Cundinamarca, para la constitución de una organización universitaria inteligente con alma y corazón.

CORRELACIÓN CON LOS OBJETIVOS AMBIENTALES

• Consolidar y visibilizar a la Universidad de Cundinamarca como Institución Universitaria Verde, consistente en su responsabilidad con la sociedad y la naturaleza, en el marco del estándar internacional.
• Asegurar una cultura ambiental institucional en el marco de su compromiso de la educación formadora para la vida, los valores democráticos, la civilidad y la libertad.
• Informar y formar a la comunidad de la Universidad de Cundinamarca y a sus partes interesadas, tanto de su sede principal como de sus seccionales y extensiones, sobre las directrices de esta Política Ambiental Institucional.

CORRELACIÓN CON LOS OBJETIVOS DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

• Propiciar la protección integral de la salud física y mental de los funcionarios, contratistas que contribuyan al cumplimiento de la misión institucional, a través de la prevención y control de los riesgos laborales.
• Identificar los peligros, evaluar, valorar e intervenir los riesgos presentes en los procesos que desarrolla la Comunidad Universitaria y demás partes interesadas, estableciendo los respectivos controles, con el propósito de evitar y minimizar los incidentes, accidentes de trabajo y enfermedades laborales que puedan aparecer por causa de éstos.

CORRELACIÓN CON LOS OBJETIVOS DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

• Gestionar con cada proceso de la institución los riesgos basados en los criterios de confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información del Sistema de Gestión de Seguridad de la Información – SGSI, desde la Gestión de Activos de Información, asociado en el anexo A de la norma ISO 27001, para su tratamiento y mitigación, de acuerdo con la priorización a la criticidad de los activos de información identificados.
• Implementar y mantener el ESG-SSI-PL01 – Plan Institucional de Sensibilización y Entrenamiento en Seguridad y Privacidad de la Información a la comunidad académica en general y a los funcionarios administrativos y docentes en particular, para la apropiación y fortalecimiento en lo referente a las políticas, procedimientos, manuales, instructivos y guías en materia de seguridad y privacidad de la información.
• Dar cumplimiento a los requisitos legales y normativos en materia de seguridad y privacidad de la información que vinculen las actividades del Sistema de Gestión de Seguridad de la Información – SGSI.

OBJETIVOS

OBJETIVO GENERAL

Administrar y controlar las actividades de Admisiones y Registro, para garantizar el cumplimiento de los requisitos y normas vigentes sobre la selección, admisión, permanencia, promoción y graduación de los estudiantes de la Universidad de Cundinamarca.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

1. Asignar los cupos disponibles por cada vigencia por medio del proceso de selección y admisión de estudiantes.

2. Asegurar la actualización de información para el seguimiento a estudiantes con posible pérdida de condición de estudiante según normatividad vigente, para la presente vigencia.

3. Analizar el nivel de satisfacción de la comunidad universitaria para describir factores/ acciones de mejora en la presente vigencia.

4. Asegurar la caracterización efectiva de los admitidos, conforme a los lineamientos institucionales para la presente vigencia.

ALCANCE

Inicia con la oferta académica, de estudiantes de Pregrado y Posgrado presencial y virtual, continúa con la inscripción y selección de aspirantes, admisión, seguimiento y control académico y finaliza con la graduación.

POLÍTICA DE OPERACIÓN DEL PROCESO

La operación del proceso se inspira en los planes Rectoral y de Acción, creación, seguimiento y actualización en plataforma a los diferentes planes de estudio que oferta la institución, Sistema Integrado de Gestión y Control, el Sistema de Gestión de la Calidad y el Modelo Estándar de Control Interno – MECI; se basa en el ciclo de mejora continua Planear, Hacer, Verificar y Actuar y en el cumplimiento de los normas vigentes.

Ver estructura documental

Realizar seguimiento y medición de las actividades programadas y de los productos o servicios que se ofrecen, en cumplimiento de los requisitos legales y del objetivo del proceso e informar sus resultados.

• Controles de registros académicos.
• Revisiones de registros documentales, financieros y académicos de estudiantes.
• Seguimiento al Plan de Acción e Indicadores del Sistema de Gestión.
• Auditorías Internas y Externas.

Adelantar las acciones de mejora continua en el desempeño del proceso:

• Plan de mejoramiento del proceso
• Acciones Correctivas

Documentos del Proceso MAR

• Contexto (DOFA) y Matriz de Riesgos
• Listado Maestro de Documentos
• Listado Maestro de Registros
• Matriz de Flujos de Comunicación
• Matriz de Gestión del Cambio
• Matriz de Indicadores
• Matriz de Partes Interesadas
• Matriz de requisitos legales y otros
• Plan de Mejoramiento
• Última Actualización de Documentos

Elaboración de Documentos

• ESGI – Instructivo para la Elaboración de Documentos
• Plantilla Para Caracterización
• Plantilla Para Manual
• Plantilla Para Procedimiento
• Plantilla Para Programa
• Plantilla Para Instructivo
• Plantilla Para Guía
• Plantilla Para Formato – Word
• Plantilla Para Formato – Excel
• Plantilla para presentaciones institucionales