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MACROPROCESO MISIONAL GESTIÓN ADMISIONES Y REGISTRO
PROCESO GESTIÓN ADMISIONES Y REGISTRO
CARACTERIZACIÓN
RESPONSABLE DEL PROCESO
Diana Milena Rey Gutiérrez
Jefe de la Oficina de Admisiones y Registro
- Lograr la acreditación de programas y la acreditación institucional de acuerdo a la planificación de las metas institucionales resultantes de los ejercicios de autoevaluación y acreditación.
- Mejorar continuamente el desempeño de los procesos a través de la implementación de buenas prácticas institucionales y de la aplicación de los mecanismos dispuestos por la Universidad de Cundinamarca, para la constitución de una organización universitaria inteligente con alma y corazón.
- Consolidar y visibilizar a la Universidad de Cundinamarca como Institución Universitaria Verde, consistente en su responsabilidad con la sociedad y la naturaleza, en el marco del estándar internacional.
- Asegurar una cultura ambiental institucional en el marco de su compromiso de la educación formadora para la vida, los valores democráticos, la civilidad y la libertad.
- Informar y formar a la comunidad de la Universidad de Cundinamarca y a sus partes interesadas, tanto de su sede principal como de sus seccionales y extensiones, sobre las directrices de esta Política Ambiental Institucional.
- Propiciar la protección integral de la salud física y mental de los funcionarios, contratistas que contribuyan al cumplimiento de la misión institucional, a través de la prevención y control de los riesgos laborales.
- Identificar los peligros, evaluar, valorar e intervenir los riesgos presentes en los procesos que desarrolla la Comunidad Universitaria y demás partes interesadas, estableciendo los respectivos controles, con el propósito de evitar y minimizar los incidentes, accidentes de trabajo y enfermedades laborales que puedan aparecer por causa de éstos.
- Gestionar con cada proceso de la institución los riesgos basados en los criterios de confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información del Sistema de Gestión de Seguridad de la Información – SGSI, desde la Gestión de Activos de Información, asociado en el anexo A de la norma ISO 27001, para su tratamiento y mitigación, de acuerdo con la priorización a la criticidad de los activos de información identificados.
- Implementar y mantener el ESG-SSI-PL01 – Plan Institucional de Sensibilización y Entrenamiento en Seguridad y Privacidad de la Información a la comunidad académica en general y a los funcionarios administrativos y docentes en particular, para la apropiación y fortalecimiento en lo referente a las políticas, procedimientos, manuales, instructivos y guías en materia de seguridad y privacidad de la información.
- Dar cumplimiento a los requisitos legales y normativos en materia de seguridad y privacidad de la información que vinculen las actividades del Sistema de Gestión de Seguridad de la Información – SGSI.
ETAPAS
1. PLANEAR
2. HACER
3. VERIFICAR
4. ACTUAR
OBJETIVOS
OBJETIVO GENERAL
Administrar y controlar las actividades de Admisiones y Registro, para garantizar el cumplimiento de los requisitos y normas vigentes sobre la selección, admisión, permanencia, promoción y graduación de los estudiantes de la Universidad de Cundinamarca.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
1. Asignar los cupos disponibles por cada vigencia por medio del proceso de selección y admisión de estudiantes.
2. Asegurar la actualización de información para el seguimiento a estudiantes con posible pérdida de condición de estudiante según normatividad vigente, para la presente vigencia.
3. Analizar el nivel de satisfacción de la comunidad universitaria para describir factores/ acciones de mejora en la presente vigencia.
4. Asegurar la caracterización efectiva de los admitidos, conforme a los lineamientos institucionales para la presente vigencia.
ALCANCE
Inicia con la oferta académica, de estudiantes de Pregrado y Posgrado presencial y virtual, continúa con la inscripción y selección de aspirantes, admisión, seguimiento y control académico y finaliza con la graduación.
POLÍTICA DE OPERACIÓN DEL PROCESO
La operación del proceso se inspira en los planes Rectoral y de Acción, creación, seguimiento y actualización en plataforma a los diferentes planes de estudio que oferta la institución, Sistema Integrado de Gestión y Control, el Sistema de Gestión de la Calidad y el Modelo Estándar de Control Interno – MECI; se basa en el ciclo de mejora continua Planear, Hacer, Verificar y Actuar y en el cumplimiento de los normas vigentes.
| ENTRADAS | PROCEDIMIENTOS | SALIDAS |
| – Calendario Académico
– Oficio por parte de la Vicerrectoría Académica informando los Programas Académicos a Ofertar – Ley 1188 de 2008/04/25 “Por la cual se regula el registro calificado de los programas de educación superior” – Resolución 11718 del 09 de Junio de 2017, Por medio de la Cual se resuelve la solicitud de Acreditación de Alta Calidad del Programa de Licenciatura en Educación Básica con Énfasis en Ciencias Sociales de la Universidad de Cundinamarca, ofrecido bajo la metodología presencial en Fusagasugá – Cundinamarca – Acuerdo 001 de 2007/03/27 “Por la cual se establece el proceso de selección y admisión de estudiantes de los programas académicos de pregrado” – Inscripción de Aspirantes |
MARP02 – Inscripción y selección de aspirantes |
– Admitidos por Periodo Académico |
| – Calendario Académico
– Procedimiento Ingresos Propios |
MARP03 – Matrícula académica |
– Matricula
– Estudiantes matriculados |
| – Modelo de Acta
– Modelo de Carta – Solicitud de Reingreso, Traslado o Transferencia – Cancelación de Semestre o Retiro Voluntario – Exámenes de Validación |
MARP05 – Novedades en desarrollo académico |
– Aplicación Transferencias Internas
– Modificación Situación Estudiante – Aplicación Cancelación de Materia – Aplicación Traslado – Aplicación Homologaciones, Validaciones y habilitaciones – Modificación de Notas |
| – Calendario Académico
– Revisión de Hoja de Vida Académica – Visto Bueno del Programa – Acta de Sustentación – Paz y Salvo General |
MARP06 – Grados y títulos académicos |
– Acta de Grado
– Diploma – Estudiantes Graduados |
| – Solicitud de Documentos
– Procedimiento Ingresos Propios – SIS, Sistema Institucional de Solicitudes |
MARP07 – Solicitud de documentos |
– Certificación de Notas
– Acta de Grado – Diploma – Modelo Constancia – Duplicado de Carné |
| – Modelo de Carta (Solicitud Reporte SNIES, por parte de la Oficina de Planeación Institucional) | MARP09 – Reporte SNIES |
– Plantillas Oficiales emitidas por el Ministerio de Educación Nacional, con la información de los estudiantes de la Universidad de Cundinamarca |
| – Solicitud Devolución de Matricula
– Fotocopia de la Cédula – Liquidación de Matricula – Orden de Pedido – Cancelación de Semestre o Retiro Voluntario – Resolución ICETX – Soportes de Fuerza mayor Comprobada |
MARP10 – Verificación académica en devolución de matrícula |
– Concepto de aprobación o negación de traslado o devolución de matricula |
Realizar seguimiento y medición de las actividades programadas y de los productos o servicios que se ofrecen, en cumplimiento de los requisitos legales y del objetivo del proceso e informar sus resultados.
- Controles de registros académicos.
- Revisiones de registros documentales, financieros y académicos de estudiantes.
- Seguimiento al Plan de Acción e Indicadores del Sistema de Gestión.
- Auditorías Internas y Externas.
Adelantar las acciones de mejora continua en el desempeño del proceso:
- Plan de mejoramiento del proceso
- Acciones Correctivas
Documentos
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Modelo de Operación Digital
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