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MACROPROCESO DE APOYO GESTIÓN APOYO ACADÉMICO
PROCESO GESTIÓN APOYO ACADÉMICO
CARACTERIZACIÓN
RESPONSABLE DEL PROCESO
María de los Ángeles Franco Ortíz
Jefe de la Unidad de Apoyo Académico
- Lograr la acreditación de programas y la acreditación institucional de acuerdo a la planificación de las metas institucionales resultantes de los ejercicios de autoevaluación y acreditación.
- Mejorar continuamente el desempeño de los procesos a través de la implementación de buenas prácticas institucionales y de la aplicación de los mecanismos dispuestos por la Universidad de Cundinamarca, para la constitución de una organización universitaria inteligente con alma y corazón.
- Asegurar una cultura ambiental institucional en el marco de su compromiso de la educación formadora para la vida, los valores democráticos, la civilidad y la libertad.
- Consolidar y visibilizar a la Universidad de Cundinamarca como Institución Universitaria Verde, consistente en su responsabilidad con la sociedad y la naturaleza, en el marco del estándar internacional.
- Promover y asegurar compromisos de austeridad en el uso eficiente de materia y energía que consumen los procesos estratégicos, misionales, de apoyo y seguimiento, medición, análisis y evaluación propios de la UCUNDINAMARCA.
- Propiciar la protección integral de la salud física y mental de los funcionarios, contratistas que contribuyan al cumplimiento de la misión institucional, a través de la prevención y control de los riesgos laborales.
- Identificar los peligros, evaluar, valorar e intervenir los riesgos presentes en los procesos que desarrolla la Comunidad Universitaria y demás partes interesadas, estableciendo los respectivos controles, con el propósito de evitar y minimizar los incidentes, accidentes de trabajo y enfermedades laborales que puedan aparecer por causa de éstos.
- Implementar y mantener el ESG-SSI-PL01 – Plan Institucional de Sensibilización y Entrenamiento en Seguridad y Privacidad de la Información a la comunidad académica en general y a los funcionarios administrativos y docentes en particular, para la apropiación y fortalecimiento en lo referente a las políticas, procedimientos, manuales, instructivos y guías en materia de seguridad y privacidad de la información.
ETAPAS
1. PLANEAR
2. HACER
3. VERIFICAR
4. ACTUAR
OBJETIVOS
OBJETIVO GENERAL
Asegurar la prestación de espacios académicos, elementos educativos y la ejecución de los recursos asignados a la Unidad de Apoyo Académico, con el fin de contribuir al desarrollo de los procesos de la academia.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
1. Asegurar la disponibilidad y suficiencia de la totalidad de los recursos asignados a la Unidad de Apoyo Académico que permita llevar el seguimiento a la usabilidad, para el desarrollo de las actividades de la academia durante la vigencia.
2. Realizar la calibración del total de los equipos y elementos reportados por la Dirección de Ciencia y Tecnología y los cuales serán utilizados para los proyectos de investigación a realizar en el 2025.
ALCANCE
Inicia con la identificación de necesidades de espacios académicos y elementos educativos de los usuarios internos y externos, continua con la planificación de la prestación de los servicios, sigue con la gestión administrativa de los recursos disponibles, continua con la prestación de los servicios, la medición de la calificación de servicio y finaliza tomando las acciones de mejora y correctivas pertinentes.
POLÍTICA DE OPERACIÓN DEL PROCESO
La operación del proceso está encaminada al logro del direccionamiento estratégico establecido en el documento “Disoñando la Universidad que queremos 2016-2026”, dando cumplimiento a los requisitos legales aplicables. Así mismo el plan rectoral, matriz CISNA (Condiciones Iniciales para Ingresar al Sistema Nacional de acreditación), Lineamientos para la acreditación de programas de pregrado del CNA, el Sistema de Gestión de la Calidad y el Modelo Estándar de Control Interno MECI.
| ENTRADAS | PROCEDIMIENTOS | SALIDAS |
| – Necesidades de adquisición generadas a partir del funcionamiento de los espacios académicos | AAAP01 – Procedimiento Gestión Administrativa |
– Fortalecimiento de los espacios académicos |
| – Solicitud de préstamo de recursos bibliográficos | AAAP03 – Circulación y Préstamo |
– Acceso a los miembros de la comunidad académica a los recursos bibliográficos |
| – Horarios de las practicas académicas de las Facultades | AAAP05 – Préstamo de Espacios Académicos |
– Preparación, préstamo y supervisión de la práctica académica |
| – Diagnóstico de los espacios académicos y consolidado del plan de mantenimiento de los elementos educativos | AAAP06 – Mantenimiento a Elementos Educativos |
– Mantenimiento preventivo, correctivo y de oportunidad a los elementos educativos empleados en los diferentes espacios académicos |
| – Necesidades generadas a partir del funcionamiento de las granjas y analizadas por el comité de Granja | AAAP10 – Administración Productos Agropecuarios |
– Toma de decisiones acordes con las necesidades y organización propias de las granjas |
| – Manejo técnico de los semovientes de las diferentes producciones pecuarias | AAAP12 – Producción Pecuaria |
– Estado óptimo de los semovientes para realización adecuada de las prácticas académicas |
| – Solicitud de áreas agrícolas para efectuar practicas académicas y manejo agronómico de los cultivos | AAAP13 – Producción Agrícola |
– Préstamo y distribución de áreas y cultivos agrícolas para la realización adecuada de las prácticas académicas |
| – Ingreso, clasificación y catalogación del material bibliográfico | AAAP14 – Procesos Técnicos |
– Ubicación y distribución adecuada para el préstamo oportuno de material bibliográfico en las bibliotecas de la Universidad de Cundinamarca a través del OPAC (Catalogo Publico de Acceso en Línea) |
| – Solicitud de necesidades de material bibliográfico | AAAP15 – Desarrollo de Colecciones |
– Actualización del acervo bibliográfico de las bibliotecas |
| – Recepción del material bibliográfico digital para catalogar, preservar y divulgar | AAAP16 – Repositorio Institucional |
– Visibilidad a los contenidos digitales generados dentro de la producción intelectual de la universidad, a través del repositorio digital institucional |
| – Solicitud de préstamo interno y externo de elementos educativos | AAAP20 – Préstamo Elementos Educativos |
– Préstamo de los elementos educativos – Seguimiento a los prestamos – Devolución de elementos educativos |
El proceso verifica el cumplimiento de las metas previstas a través de:
- Gestión de actividades de los espacios académicos.
- Medición de la calificación del servicio.
- Seguimiento al Plan Operativo Anual de Inversión.
- Seguimiento al Plan Anual de Adquisiciones.
- Indicadores del Sistema de Gestión.
Adelantar las acciones para la mejora continua del proceso:
- Implementación de Planes de Mejora.
- Acciones de mejora como resultado del desarrollo del proceso y/o medición de indicadores.
- Mitigación del riesgo a través de acciones preventivas.
Documentos del Proceso de Apoyo Académico
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Modelo de Operación Digital
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