MACROPROCESO ESTRATÉGICO

PROCESO GESTIÓN PLANEACIÓN INSTITUCIONAL CARACTERIZACIÓN

RESPONSABLE DEL PROCESO

Adriana Asención Torres Espitia
Directora de Planeación Institucional

CORRELACIÓN CON LOS OBJETIVOS DE CALIDAD

• Mejorar continuamente el desempeño de los procesos a través de la implementación de buenas prácticas institucionales y de la aplicación de los mecanismos dispuestos por la Universidad de Cundinamarca, para la constitución de una organización universitaria inteligente con alma y corazón.

CORRELACIÓN CON LOS OBJETIVOS AMBIENTALES

• Asegurar una cultura ambiental institucional en el marco de su compromiso de la educación formadora para la vida, los valores democráticos, la civilidad y la libertad.
• Consolidar y visibilizar a la Universidad de Cundinamarca como institución universitaria verde, consistente en su responsabilidad con la sociedad y la naturaleza, en el marco del estándar internacional.
• Promover y asegurar compromisos de austeridad en el uso eficiente de materia y energía que consuman los procesos estratégicos, misionales, de apoyo y seguimiento, medición, análisis y evaluación propias de la Universidad de Cundinamarca.
• Asegurar la comprensión evaluación y cumplimiento de la legislación y reglamentación ambiental vigente, como también los otros requisitos adquiridos voluntariamente en el marco del PIGA (Plan Institucional de Gestión Ambiental) de la Universidad de Cundinamarca, de los lineamientos institucionales de la Universidad.
• Establecer programas de manejo ambiental con enfoque de mejoramiento continuo que permitan fortalecer el PIGA de la Universidad de Cundinamarca reformulando anualmente objetivos y metas ambientales con principios de prevención y proactividad.
• Informar y formar a la comunidad de la Universidad de Cundinamarca y a sus partes interesadas, tanto de su sede principal, como de sus seccionales y extensiones, sobres las directrices de ésta Política Ambiental Institucional.

CORRELACIÓN CON LOS OBJETIVOS DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

• Propiciar la protección integral de la salud física y mental de los funcionarios, contratistas que contribuyan al cumplimiento de la misión institucional, a través de la prevención y control de los riesgos laborales.
• Cumplir la normatividad legal vigente en materia de riesgos laborales y otros requisitos aplicables.
• Asignación de responsabilidades a todos los niveles jerárquicos desde la alta dirección hasta los niveles operativos de la Universidad generando un compromiso individual y colectivo de auto cuidado y protección integral de la salud.    
• Identificar los peligros, evaluar, valorar e intervenir los riesgos presentes en los procesos que desarrolla la Comunidad Universitaria y demás partes interesadas, estableciendo los respectivos controles, con el propósito de evitar y minimizar los incidentes, accidentes de trabajo y enfermedades laborales que puedan aparecer por causa de éstos.

CORRELACIÓN CON LOS OBJETIVOS DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

• Establecer y mantener los roles y responsabilidades del Sistema de Gestión de Seguridad de la Información – SGSI, teniendo en cuenta los diferentes niveles jerárquicos en la institución, desde la Alta Dirección asignando los recursos necesarios y suficientes, para la implementación, mantenimiento y mejora continua del SGSI.
• Gestionar con cada proceso de la institución los riesgos basados en los criterios de confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información del Sistema de Gestión de Seguridad de la Información – SGSI, desde la Gestión de Activos de Información, asociado en el anexo A de la norma ISO 27001, para su tratamiento y mitigación, de acuerdo con la priorización a la criticidad de los activos de información identificados.
• Implementar y mantener el ESG-SSI-PL01 – Plan Institucional de Sensibilización y Entrenamiento en Seguridad y Privacidad de la Información a la comunidad académica en general y a los funcionarios administrativos y docentes en particular, para la apropiación y fortalecimiento en lo referente a las políticas, procedimientos, manuales, instructivos y guías en materia de seguridad y privacidad de la información.
• Definir e implementar la gestión de incidentes que involucre las actividades de prevención, identificación y gestión de los eventos y/o incidentes que atenten con la confidencialidad, integridad y disponibilidad de los activos de información, de acuerdo a los recursos proporcionados por la institución, propendiendo la mejora continua del SGSI.
• Dar cumplimiento a los requisitos legales y normativos en materia de seguridad y privacidad de la información que vinculen las actividades del Sistema de Gestión de Seguridad de la Información – SGSI.

OBJETIVOS

OBJETIVO GENERAL

Fomentar una cultura de planeación mediante la gestión de planes, programas y proyectos que permitan apoyar la toma de decisiones estratégicas, el cumplimiento de la misión y el logro de la visión institucional.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

1. Alcanzar el nivel satisfacción de estudiantes, profesores, graduados y administrativos a nivel institucional del 83% para cada vigencia.
2. Asegurar el cumplimiento de los lineamientos de la estrategia institucional del plan de acción, del 93% para cada vigencia.
3. Lograr el cumplimiento en la ejecución presupuestal POAI a nivel institucional en un 70%, para cada vigencia.

ALCANCE

Inicia con el Análisis y Diagnóstico Institucional, continúa con asesoría, direccionamiento, formulación y elaboración de los planes, programas, proyectos, informes, satisfacción del usuario y estadísticas; y finaliza con el seguimiento, valoración y retroalimentación.

POLÍTICA DE OPERACIÓN DEL PROCESO

• Planeación Institucional realiza gestión mediante la formulación del direccionamiento estratégico, así como planes, programas y proyectos que definen el rumbo institucional en el corto, mediano y largo plazo.
• Además, lidera procesos de planeación por medio de la estimación anual de ingresos y gastos y la gestión de proyectos estratégicos ante entidades de orden nacional y territorial para la consecución de recursos.
• Apoya los procesos de toma de decisiones, mediante el reporte de estadísticas institucionales y la rendición anual de cuentas.
• Realiza la gestión de la planta física a través de la viabilización de los espacios físicos.
• Administra el banco de proyectos para la asignación del Plan Operativo Anual de Inversión –POAI-.
• Promueve la cultura de la participación colectiva de la comunidad universitaria.

Ver estructura documental

-Seguimiento al Plan Operativo Anual de Inversiones.

-Seguimiento al Plan Institucional de Acción.

-Seguimiento a los Planes de Fomento.

-Indicadores del Sistema de Gestión.

-Informes de Satisfacción al Usuario.

-Información recopilada.

Adelantar las acciones para la mejora continua del desempeño del proceso, a través de:

-Planes de Mejoramiento.

-Acciones de mejora propia.

-Generación de alertas de cumplimiento.

Documentos del Proceso EPI

• Contexto (DOFA) y Matriz de Riesgos
• Listado Maestro de Documentos
• Listado Maestro de Registros
• Matriz de Flujos de Comunicación
• Matriz de Gestión del Cambio
• Matriz de Indicadores
• Matriz de Partes Interesadas
• Matriz de requisitos legales y otros
• Plan de Mejoramiento
• Última Actualización de Documentos

Elaboración de Documentos

• ESGI – Instructivo para la Elaboración de Documentos
• Plantilla Para Caracterización
• Plantilla Para Manual
• Plantilla Para Procedimiento
• Plantilla Para Programa
• Plantilla Para Instructivo
• Plantilla Para Guía
• Plantilla Para Formato – Word
• Plantilla Para Formato – Excel
• Plantilla para presentaciones institucionales