MACROPROCESO ESTRATÉGICO

PROCESO GESTIÓN DE PROYECTOS ESPECIALES Y RELACIONES INTERINSTITUCIONALES CARACTERIZACIÓN

RESPONSABLE DEL PROCESO

Ruth Patricia Rico Rico
Directora de Proyectos Especiales y Relaciones Interinstitucionales

CORRELACIÓN CON LOS OBJETIVOS DE CALIDAD

• Mejorar continuamente el desempeño de los procesos a través de la implementación de buenas prácticas institucionales y de la aplicación de los mecanismos dispuestos por la Universidad de Cundinamarca, para la constitución de una organización universitaria inteligente con alma y corazón.

CORRELACIÓN CON LOS OBJETIVOS AMBIENTALES

• Asegurar una cultura ambiental institucional en el marco de su compromiso de la educación formadora para la vida, los valores democráticos, la civilidad y la libertad.
• Consolidar y visibilizar a la Universidad de Cundinamarca como Institución Universitaria Verde, consistente en su responsabilidad con la sociedad y la naturaleza, en el marco del estándar internacional.
• Asegurar la comprensión, evaluación y cumplimiento de la legislación y reglamentación ambiental vigente, como también los otros requisitos adquiridos voluntariamente en el marco del PIGA (Plan Institucional de Gestión Ambiental) y de los lineamientos institucionales de la Universidad.

CORRELACIÓN CON LOS OBJETIVOS DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

• Propiciar la protección integral de la salud física y mental de los funcionarios, contratistas que contribuyan al cumplimiento de la misión institucional, a través de la prevención y control de los riesgos laborales.
• Identificar los peligros, evaluar, valorar e intervenir los riesgos presentes en los procesos que desarrolla la Comunidad Universitaria y demás partes interesadas, estableciendo los respectivos controles, con el propósito de evitar y minimizar los incidentes, accidentes de trabajo y enfermedades laborales que puedan aparecer por causa de éstos.

CORRELACIÓN CON LOS OBJETIVOS DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

• Gestionar con cada proceso de la institución los riesgos basados en los criterios de confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información del Sistema de Gestión de Seguridad de la Información – SGSI, desde la Gestión de Activos de Información, asociado en el anexo A de la norma ISO 27001, para su tratamiento y mitigación, de acuerdo con la priorización a la criticidad de los activos de información identificados.
• Dar cumplimiento a los requisitos legales y normativos en materia de seguridad y privacidad de la información que vinculen las actividades del Sistema de Gestión de Seguridad de la Información – SGSI.

OBJETIVOS

OBJETIVO GENERAL

Promover y ejecutar proyectos con entidades públicas y/o privadas, nacionales e internacionales, mediante convenios y/o contratos interadministrativos, que permitan fortalecer la gestión de la Universidad de Cundinamarca a través de la generación de recursos financieros, transmisión de conocimientos a las comunidades y aprehensión para el mejoramiento académico.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

1. Suscribir al menos tres (3) convenios y/o contratos durante la vigencia 2025, con el fin de asegurar el cumplimiento de la meta tanto en ingresos como en número de contratos.
2. Ejecutar un contrato y/o convenio en un 10 % menor al tiempo establecido como plazo de terminación del mismo, con el fin de incrementar la gestión comercial de la Dirección de Proyectos Especiales.

ALCANCE

Inicia desde la identificación de la necesidad de la entidad externa, de la comunidad udecina y de la población, hasta la generación y entrega de un producto o servicio que satisfaga los requerimientos de los actores involucrados, evaluando la percepción de los usuarios.

POLÍTICA DE OPERACIÓN DEL PROCESO

La operación del proceso se inspira en la Constitución Política de Colombia, la ley 30 de 1992, Plan Rectoral, Matriz CISNA (Condiciones Iniciales para ingresar al Sistema Nacional de Acreditación) – Lineamientos para la Acreditación de los programas académicos, Sistema Gestión de la Calidad bajo el enfoque de las normas ISO 9001:2015 y el Modelo Estándar de Control Interno – MECI.

Análisis de las invitaciones y presentación de propuestas, dando respuesta a las necesidades de las entidades externas, comunidad udecina y demás población interesada.

Suscribir convenios y/o contratos con entidades públicas y/o privadas que permitan la ejecución de proyectos y la satisfacción de los usuarios frente al cumplimiento de las condiciones contractuales.

Liquidar los convenios y/o contratos suscritos con las Entidades públicas y/o privadas y tramitar los respectivos desembolsos.

Ver estructura documental

Realizar seguimiento a las actividades programadas y productos o servicios realizados, en cumplimiento de los objetivos del proceso, los Indicadores del Sistema de Gestión, los requisitos legales y las obligaciones contractuales, e informar los resultados a las partes interesadas.

Adelantar las acciones para la mejora continua del desempeño del proceso, a través de:

-Planes de Mejoramiento.

-Oportunidades de mejora institucional.

-Gestión de Riesgos y Oportunidades del proceso.

Documentos del Proceso EPR

• Contexto (DOFA) y Matriz de Riesgos
• Listado Maestro de Documentos
• Listado Maestro de Registros
• Matriz de Flujos de Comunicación
• Matriz de Gestión del Cambio
• Matriz de Indicadores
• Matriz de Partes Interesadas
• Matriz de requisitos legales y otros
• Plan de Mejoramiento
• Última Actualización de Documentos

Elaboración de Documentos

• ESGI – Instructivo para la Elaboración de Documentos
• Plantilla Para Caracterización
• Plantilla Para Manual
• Plantilla Para Procedimiento
• Plantilla Para Programa
• Plantilla Para Instructivo
• Plantilla Para Guía
• Plantilla Para Formato – Word
• Plantilla Para Formato – Excel
• Plantilla para presentaciones institucionales