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MACROPROCESO DE APOYO GESTIÓN BIENES Y SERVICIOS
PROCESO GESTIÓN BIENES Y SERVICIOS
CARACTERIZACIÓN
RESPONSABLE DEL PROCESO
Ricardo Andrés Jiménez Nieto
Director de Bienes y Servicios
- Mejorar continuamente el desempeño de los procesos a través de la implementación de buenas prácticas institucionales y de la aplicación de los mecanismos dispuestos por la Universidad de Cundinamarca, para la constitución de una organización universitaria inteligente con alma y corazón.
- Asegurar una cultura ambiental institucional en el marco de su compromiso de la educación formadora para la vida, los valores democráticos, la civilidad y la libertad.
- Consolidar y visibilizar a la Universidad de Cundinamarca como Institución Universitaria Verde, consistente en su responsabilidad con la sociedad y la naturaleza, en el marco del estándar internacional.
- Promover y asegurar compromisos de austeridad en el uso eficiente de materia y energía que consumen los procesos estratégicos, misionales, de apoyo y seguimiento, medición, análisis y evaluación propios de la UCUNDINAMARCA.
- Propiciar la protección integral de la salud física y mental de los funcionarios, contratistas que contribuyan al cumplimiento de la misión institucional, a través de la prevención y control de los riesgos laborales.
- Identificar los peligros, evaluar, valorar e intervenir los riesgos presentes en los procesos que desarrolla la Comunidad Universitaria y demás partes interesadas, estableciendo los respectivos controles, con el propósito de evitar y minimizar los incidentes, accidentes de trabajo y enfermedades laborales que puedan aparecer por causa de éstos.
- Dar cumplimiento a los requisitos legales y normativos en materia de seguridad y privacidad de la información que vinculen las actividades del Sistema de Gestión de Seguridad de la Información – SGSI.
ETAPAS
1. PLANEAR
2. HACER
3. VERIFICAR
4. ACTUAR
OBJETIVOS
OBJETIVO GENERAL
Gestionar oportunamente la adquisición, ingreso, control, custodia y promoción de los bienes muebles e inmuebles y/o servicios y la administración, mantenimiento de la planta física y parque automotor con el fin de atender los requerimientos de los diferentes procesos enfocadas a optimizar el servicio a la comunidad académica.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
1. Realizar la toma física de los inventarios programados en el Cronograma en las distintas dependencias de la Universidad, en su sede, seccionales y extensiones, durante los 4 trimestres de la actual vigencia
2. Oportunidad en la entrega de la totalidad de los suministros de papelería requeridos por las dependencias de la Universidad, en la sede Fusagasugá, y sus extensiones Soacha, Facatativá, Chía y Zipaquirá en los 4 trimestres de la actual vigencia.
3. Lograr que el total de las compras de contratación directa sean atendidas en un tiempo menor a 20 días, dividido por trimestres a corte del de la actual vigencia.
4. Verificar que el total de los proveedores evaluados, estén calificados por encima del porcentaje establecido en la reevaluación a proveedores que se realiza semestralmente a corte del de la actual vigencia.
5. Verificar del total de los procesos finalizados con o sin éxito, no supere el porcentaje establecido que se dan por desiertos de acuerdo con la trazabilidad trimestral durante la actual vigencia.
6. Verificar la disponibilidad del parque automotor (buses), en cuanto al cumplimiento de las practicas programadas por la academia de acuerdo con el cronograma de prácticas académicas y salidas formativas correspondiente a los dos periodos académicos.
7. Lograr que el total de las compras de Invitación sean atendidas en el porcentaje establecido en los indicadores y en un tiempo menor a 45 días, dividido dos semestres a corte de la actual vigencia.
8. Lograr un nivel de satisfacción que cumpla en el porcentaje establecido en la evaluación del servicio de transporte dentro del marco de las prácticas académicas para la de la actual vigencia.
9. Prevenir fallas mecánicas y garantizar la seguridad durante las operaciones en la totalidad de los vehículos propiedad de la Institución.
10. Asegurar que, al finalizar la actual vigencia, el porcentaje establecido de vehículos del parque automotor de la Universidad de Cundinamarca cumpla con las revisiones y los mantenimientos preventivos programados, garantizando su correcto funcionamiento.
ALCANCE
Inicia con la solicitud de adquisición de bienes, servicios u obras y la verificación de que este incluido en un Plan de la Institución, continua con la adquisición, ingreso, control, custodia promoción de los bienes y/o servicios adquiridos y la administración, mantenimiento de la planta física y el parque automotor; finaliza con el seguimiento y evaluación de la prestación del bien y/o servicio.
POLÍTICA DE OPERACIÓN DEL PROCESO
La Universidad de Cundinamarca se identifica con la prestación de un servicio de educación superior de alta calidad y excelencia académica. Se soporta en una cultura corporativa inspirada en un enfoque por procesos que asegura, controla, mejora y comunica continuamente el desempeño óptimo de los procesos y que privilegia la satisfacción permanente y continua de los usuarios y demás partes interesadas, mediante el ejercicio oportuno, pertinente y articulado de la docencia, la investigación y la extensión, a partir de una formación y desarrollo integral permanente de la comunidad universitaria y de un contexto de cooperación regional, nacional e internacional.
| ENTRADAS | PROCEDIMIENTOS | SALIDAS |
| Solicitud de cotización – adquisición de bienes, servicios u obras contratación directa | ABSP01 – Adquisición de bienes, servicios u obras de contratación Directa |
– Orden contractual – Contrato – Orden de compra TVEC |
| – ABSF099 – Aceptación Orden Contractual – ABSF013 Recepción de bienes devolutivos y de consumo – ABSF014 Solicitud elementos devolutivos y de consumo |
ABSP05 – Ingreso, Egreso de los bienes a la Universidad de Cundinamarca |
– Comprobante de ingreso de elementos devolutivos y de consumo – Egreso de bienes del proceso de almacén |
| – Solicitud interna de mantenimiento de activos | ABSP09 – Mantenimiento planta física |
– Plan de mantenimiento planta física |
| – Solicitud interna de mantenimiento de activos | ABSP10 – Administración parque automotor |
– Plan de mantenimiento planta automotor |
| – Planificar las necesidades de bienes, servicios u obras para la siguiente vigencia | ABSP11 – Plan Anual de Adquisiciones |
– Consolidado y publicación del Plan Anual de Adquisiciones de todas las versiones aprobadas por el Comité de Contratación |
| – Solicitud de adquisición de bienes, servicios u obras invitación Privada e Invitación Publica | ABSP15 – Adquisición de bienes, servicios u obras Invitación Privada e Invitación Publica |
– Contrato |
| – Orden contractual – Contrato – Orden de Compra TVEC |
ABSP18 – Supervisores e Interventores |
– Tramite de pago – Reevaluación de proveedor – Liquidación del contrato – Cierre del expediente contractual – Archivo administrativo contractual |
| – Denuncia de perdida, hurto o daño del bien | ABSP19 – Siniestros |
– Indemnización por parte de la aseguradora – Reposición del bien por parte del funcionario responsable – Indemnización del bien por parte del funcionario responsable – Recuperación del bien por parte del funcionario responsable |
| – Presentación ante el Comité de Prácticas y Salidas Académicas la proyección de incentivos para su aprobación | ABSP20 – Incentivo Económico |
– Causación de pago – Resolución de pago – Comprobante de egreso |
| – Factura de servicios públicos | ABSP21 – Gestión y Pago de Obligaciones asociadas a Bienes Inmuebles Institucionales |
– Trazabilidad de la factura en Integradoc – Registro de egreso (Gestasoft) – Soporte de pago (Gestasoft) |
| – Solicitud de suministros por la plataforma Gestasoft | ABSP22 – Suministro para el funcionamiento de las oficinas |
– Egreso almacén |
| – Cronograma y/o solicitud devolución del bien – ABSF037 Devolución de Bienes al Almacén, Bajas o Traslado Entre dependencias |
ABSP23– Control de inventarios, traslados, devoluciones y bajas de bienes |
– Devolución y/o baja del bien, acta de baja – Retiro del bien Físico – ABSF139 Informe Toma Física de Inventarios – Actualización de inventarios – ABSF050 Toma Física de Inventario |
| – Acta, comité de experiencias, formativas; confirmación del Gestor, del conocimiento y el aprendizaje | ABSP24– Planificación, asignación y evaluación del servicio de transporte en experiencias formativas |
– Cronograma de experiencias formativas; confirmación del servicio de Transporte; rutograma de la experiencia formativa; orden de salida de la experiencia formativa; evaluacion del servicio de Transporte |
Realizar seguimiento y medición de las actividades programadas y de los productos o servicios ofrecidos realizados en cumplimiento de los requisitos legales y del objetivo del proceso por medio de:
- Informes del seguimiento a órdenes contractuales o contratos.
- Informes de Inventarios.
- Informe de planta física y parque automotor.
- Seguimiento y medición trimestral de las actividades del proceso en cumplimiento del Plan de Acción.
- Indicadores del Sistema de Gestión.
Adelantar las acciones para la mejora continua del desempeño del proceso, a través de:
- Planes de mejoramiento.
- Gestión del riesgo y de las oportunidades.
- Acciones de mejora.
Documentos del Proceso ABS
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