MACROPROCESO ESTRATÉGICO

PROCESO GESTIÓN COMUNICACIONES CARACTERIZACIÓN

RESPONSABLE DEL PROCESO

Carolina Melo Rodríguez
Jefe Oficina Asesora de Comunicaciones

CORRELACIÓN CON LOS OBJETIVOS DE CALIDAD

• Mejorar continuamente el desempeño de los procesos a través de la implementación de buenas prácticas institucionales y de la aplicación de los mecanismos dispuestos por la Universidad de Cundinamarca, para la constitución de una organización universitaria inteligente con alma y corazón.

CORRELACIÓN CON LOS OBJETIVOS AMBIENTALES

• Consolidar y visibilizar a la Universidad de Cundinamarca como Institución Universitaria Verde, consistente en su responsabilidad con la sociedad y la naturaleza, en el marco del estándar internacional.
• Asegurar una cultura ambiental institucional en el marco de su compromiso de la educación formadora para la vida, los valores democráticos, la civilidad y la libertad.
• Informar y formar a la comunidad de la Universidad de Cundinamarca y a sus partes interesadas, tanto de su sede principal como de sus seccionales y extensiones, sobre las directrices de esta Política Ambiental Institucional.

CORRELACIÓN CON LOS OBJETIVOS DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

• Propiciar la protección integral de la salud física y mental de los funcionarios, contratistas que contribuyan al cumplimiento de la misión institucional, a través de la prevención y control de los riesgos laborales.
• Identificar los peligros, evaluar, valorar e intervenir los riesgos presentes en los procesos que desarrolla la Comunidad Universitaria y demás partes interesadas, estableciendo los respectivos controles, con el propósito de evitar y minimizar los incidentes, accidentes de trabajo y enfermedades laborales que puedan aparecer por causa de éstos.

CORRELACIÓN CON LOS OBJETIVOS DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

• Gestionar con cada proceso de la institución los riesgos basados en los criterios de confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información del Sistema de Gestión de Seguridad de la Información – SGSI, desde la Gestión de Activos de Información, asociado en el anexo A de la norma ISO 27001, para su tratamiento y mitigación, de acuerdo con la priorización a la criticidad de los activos de información identificados.
• Implementar y mantener el ESG-SSI-PL01 – Plan Institucional de Sensibilización y Entrenamiento en Seguridad y Privacidad de la Información a la comunidad académica en general y a los funcionarios administrativos y docentes en particular, para la apropiación y fortalecimiento en lo referente a las políticas, procedimientos, manuales, instructivos y guías en materia de seguridad y privacidad de la información.

OBJETIVOS

OBJETIVO GENERAL

Desarrollar estrategias de comunicación con el principio de la transparencia y oportunidad para los grupos de interés de la Universidad, haciendo uso de los diferentes medios de comunicación con el fin de fortalecer la imagen institucional.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

1.Obtener los registros calificados para los Programas Académicos, de la totalidad de los procesos a los que el MEN de trámite de aprobación durante la Vigencia.

2. Dar cumplimiento a los planes de mejoramiento y las actividades establecidas para el periodo académico producto de la autoevaluación Institucional y de Programas.

3. Dar cumplimiento a los planes de contingencia de las actividades programadas, para los programas académicos en finalización de cohortes, producto de desistimiento de renovación de registro calificado, dentro dos periodos académicos en curso.

4. Lograr la radicación de los documentos para apreciación de condiciones iniciales de los 2 programas académicos e institucional, en cumplimiento de la ruta de acreditación en alta calidad de la Universidad de Cundinamarca durante la vigencia.

ALCANCE

Inicia con el requerimiento por el Sistema Institucional de Solicitudes (SIS) y/o por una necesidad estratégica de comunicación, continúa con la planificación de la campaña para la producción del material (video, diseños digitales o impresos, material promocional), posteriormente, se procede con la elaboración del material, el cual pasa a revisión y/o ajustes  del solicitante. Finaliza con la publicación del material o impresión de las piezas gráficas o presentación del material audiovisual, según el servicio solicitado.

POLÍTICA DE OPERACIÓN DEL PROCESO

La Oficina Asesora de Comunicaciones se consolidará como el área especializada en la divulgación del acontecer académico – administrativo de información sobre el actuar de la Universidad de Cundinamarca. La Oficina Asesora de Comunicaciones es la encargada de implementar los mecanismos y estrategias para difundir información de manera creativa, responsable, eficaz y oportuna, velando por el fortalecimiento de la imagen institucional.

También es compromiso de esta área la implementación de estrategias de divulgación en donde se establecen las directrices de estricto cumplimiento como entidad pública de orden territorial, contribuyendo a la construcción de un estado más eficiente, transparente y participativo a través de más y mejores servicios a los ciudadanos, mediante el aprovechamiento de las tecnologías de la información y  las comunicaciones.

La operación del proceso se inspira en la Constitución Política de Colombia, la Ley 30 de 1992, Plan Rectoral, Matriz CISNA (Condiciones Iniciales para ingresar al Sistema Nacional de Acreditación) – Lineamientos para la Acreditación de los programas académicos, en el Sistema Gestión de la Calidad y el Modelo Estándar de Control Interno – MECI.

La conducta de los gestores del proceso consulta permanentemente la declaración del ideario ético y las directrices señaladas en el código del buen gobierno y el estilo de dirección, y demás ambientes de control de la Universidad de Cundinamarca.

Ver estructura documental

Realizar seguimiento al plan de acción y los Indicadores del Sistema de Gestión. Hacer seguimiento a la ejecución de las actividades a través de la plataforma SIS.
Reuniones de seguimiento y evaluación a las actividades.

Adelantar las acciones para la mejora continua del desempeño del proceso, a través de:

-Acción preventiva.

-Acción correctiva.

-Acción de mejoramiento continuo.

Documentos del Proceso ECO

• Contexto (DOFA) y Matriz de Riesgos
• Listado Maestro de Documentos
• Listado Maestro de Registros
• Matriz de Flujos de Comunicación
• Matriz de Gestión del Cambio
• Matriz de Indicadores
• Matriz de Partes Interesadas
• Matriz de requisitos legales y otros
• Plan de Mejoramiento
• Última Actualización de Documentos

Elaboración de Documentos

• ESGI – Instructivo para la Elaboración de Documentos
• Plantilla Para Caracterización
• Plantilla Para Manual
• Plantilla Para Procedimiento
• Plantilla Para Programa
• Plantilla Para Instructivo
• Plantilla Para Guía
• Plantilla Para Formato – Word
• Plantilla Para Formato – Excel
• Plantilla para presentaciones institucionales