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Tutorial Aplicativo Planes de Mejoramiento
Recursos
Respecto a la atención de auditorías remotas, se recomienda al auditado:
| • | Gestionar la agenda para garantizar la viabilidad y puntualidad del ejercicio auditor. |
| • | Disponer de las herramientas tecnológicas necesarias para evidenciar la gestión. |
| • | Realizar pruebas técnicas con antelación para garantizar el acceso a las plataformas tecnológicas y la conexión online. |
| • | Tener en cuenta posibles imprevistos a fin de gestionar inconvenientes y reaccionar oportunamente a los mismos. |
| • | Solicitar la palabra y respetar las intervenciones de todos los involucrados. |
| • | Permanecer en silencio con el audio inactivo, cuando no se esté interviniendo. |
| • | Evitar distracciones a fin de responder adecuadamente una pregunta repentina. |
| • | Tener acceso a toda la información que se pueda requerir, a fin de compartirla en línea oportunamente con el auditor. |
¿Cómo manejar una auditoría?
Tips para el auditado:
| 1 | Revisar previamente la documentación asociada a las actividades del proceso a auditar. |
| 2 | Sostener una comunicación asertiva, clara y fundamentada en evidencias de gestión. |
| 3 | Mantener una actitud amable, profesional y respetuosa con todo el equipo evaluador. |
| 4 | Tener tranquilidad y dar respuesta objetiva a las preguntas realizadas por el auditor. |
| 5 | Asumir una posición proactiva orientada al cambio y la mejora continua institucional. |
| 6 | Facilitar la entrega de la evidencia requerida por el auditor de acuerdo a los tiempos y especificaciones dadas. |
| 7 | Realizar preguntas pertinentes de manera respetuosa para la aclaración de dudas sobre los hallazgos. |
| 8 | Respetar el conducto regular establecido por el Auditor Líder de la comisión. |
¿Sabes qué tipos de auditorías tenemos?
Auditorías internas programadas
Son aquellas auditorías definidas en el Plan Anual de Auditoría Interna de la Universidad de Cundinamarca para la vigencia en curso. Dichas auditorías pueden ser:
IntegralesEs decir, se evalúan de manera independiente toda clase de requisitos externos e internos; estas auditorías son ejecutadas por parte del equipo auditor de la Dirección de Control Interno. |
de Sistemas de GestiónEn lo que concierne a evaluar los requisitos relacionados con los Sistemas de Gestión de la Calidad, Ambiental y Seguridad y Salud en el Trabajo; estas auditorías se realizan a través de la contratación de una firma externa que cumpla con las especificaciones técnicas para dicho ejercicio de auditoría. |
Auditorías externas:Tienen que ver con las auditorías realizadas por entes externos, como lo es el caso de las auditorías anuales realizadas por la Contraloría de Cundinamarca y el Ente Certificador ICONTEC. |
Auditorías EspecialesEstas auditorías se realizan por requerimiento de la Alta Dirección, y pueden abarcar cualquier proceso, criterio o unidad auditable. Estas auditorías, también son ejecutadas por parte del equipo auditor de la Dirección de Control Interno. |
¿Sabes qué tipos de controversias tenemos?
De acuerdo al procedimiento SCIP04 “Auditoría Interna”, se debe tener en cuenta que:
Respecto a la presentación de controversias
El auditado deberá remitir a la Dirección de Control Interno, mediante correo electrónico (controlinterno@ucundinamarca.edu.co), los argumentos con la evidencia que soporte los mismos.
Respecto a los tiempos establecidos para la presentación de controversias
El auditado tendrá cinco (5) días hábiles siguientes, a la recepción del preinforme de auditoría. En el supuesto de requerir tiempo adicional, el auditado deberá solicitarlo (Ver SCIP04). En caso de no controvertir dentro del término, los hallazgos se darán por aprobados.
¿Sabes qué tipos de hallazgos tenemos?
Una No conformidad
Aplica para definir el incumplimiento a un requisito. Para este tipo de hallazgo se establece como tratamiento un plan de mejoramiento a través del aplicativo de Control interno “Acciones Correctivas de Mejora”.
Una Observación
Aplica cuando se puede incurrir en la posible materialización de un riesgo. Para este tipo de hallazgo se establece como tratamiento la gestión de riesgos y oportunidades a través del SGC o la emisión de una Función Preventiva por parte de la Dirección de Control interno.
Una Oportunidad de Mejora
Aplica cuando se puede a través de la ejecución de acciones mejora, fortalecer un proceso. Para este tipo de hallazgo se establece como tratamiento un plan de mejoramiento a través del aplicativo de Control interno “Acciones Correctivas y de Mejora”.
